Polityka prywatności

Ta polityka opisuje, jak Muzeum Historii Polski w Warszawie przetwarza dane osobowe osób korzystających z serwisu plomien.muzhp.pl i jakie informacje serwis zapisuje w przeglądarce. Zawiera informacje wymagane przez rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), ustawę z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz ustawę z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej.

Zasady udziału w Projekcie społeczno-edukacyjnym „Płomień Pamięci” określa Regulamin Projektu, a jego § 9 zawiera informacje o przetwarzaniu danych osobowych uczestników. Ta polityka obejmuje te same zasady i uzupełnia je o informacje dotyczące działania serwisu: logów serwera, plików cookie i dostawców usług technicznych.

Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Muzeum Historii Polski w Warszawie, ul. Gwardii 1, 01-538 Warszawa, wpisane do Rejestru Instytucji Kultury prowadzonego przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego pod nr RIK 73/2006, NIP 7010015596, REGON 140530761 (dalej: Muzeum) — organizator Projektu. Z Muzeum możesz się skontaktować pisemnie: listownie na adres siedziby lub na adres do e-Doręczeń AE:PL-93709-38233-SVIUS-15.

Inspektor Ochrony Danych

Muzeum wyznaczyło Inspektora Ochrony Danych, z którym możesz się skontaktować we wszystkich sprawach dotyczących Twoich danych osobowych: e-mailem daneosobowe@muzhp.pl, telefonicznie 534 432 884 lub listownie na adres siedziby Muzeum.

Cele i podstawy prawne przetwarzania

• Organizacja i przeprowadzenie Projektu — utworzenie i aktywacja konta, logowanie (także linkiem wysyłanym e-mailem), odzyskiwanie hasła, przyjmowanie i weryfikacja wpisów (pinezek), informowanie o wyniku weryfikacji, przesłanie elektronicznego potwierdzenia udziału w Projekcie w postaci dyplomu (§ 7 ust. 1 i 3 Regulaminu) oraz wysyłanie uczestnikom wiadomości e-mail dotyczących Projektu (potwierdzeń, przypomnień o terminach i komunikatów organizacyjnych). Przetwarzamy dane podane w formularzu rejestracji (nazwa użytkownika, adres e-mail, hasło zapisane w postaci nieodwracalnego skrótu, nazwa, miejscowość i województwo placówki) i w formularzu pinezki – sprawozdania, którego wzór stanowi Załącznik 1 do Regulaminu (nazwa grupy, informacje o miejscu pamięci i upamiętnionej osobie, opisy i refleksje uczestników, źródła informacji, zdjęcia i lokalizacja), oraz daty zgłoszenia do kolejnych edycji Projektu (z danymi placówki podanymi w zgłoszeniu), datę akceptacji Regulaminu, historię zmian zgłoszenia i historię wysłanych wiadomości. Konta założone od 19 września do 6 października 2026 r. mogą zawierać także dane podane w poprzedniej wersji formularza: adres placówki, przewidywaną liczbę uczestników, imię i nazwisko oraz stanowisko lub funkcję osoby kontaktowej i datę wyrażenia zgody na przetwarzanie danych. Podstawa prawna: przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego przez Muzeum w interesie publicznym — organizacji i przeprowadzenia Projektu, w związku z ustawą z dnia 21 listopada 1996 r. o muzeach, tj. upowszechniania podstawowych wartości historii, nauki i kultury polskiej oraz światowej (art. 6 ust. 1 lit. e RODO).
• Publikacja pinezek — treść zaakceptowanej pinezki wraz ze zdjęciami, nazwą placówki i — jeżeli ją podano — nazwą grupy jest widoczna dla wszystkich na mapie, na liście zniczy i w statystykach Projektu. Przesłane fotografie, opisy i inne materiały dokumentujące realizację Projektu Muzeum może też wykorzystywać do celów informacyjnych, edukacyjnych, promocyjnych i sprawozdawczych związanych z Projektem (§ 7 ust. 5 Regulaminu). Podstawa prawna: zadanie realizowane przez Muzeum w interesie publicznym (art. 6 ust. 1 lit. e RODO).
• Sprawozdawczość i archiwizacja — sporządzanie sprawozdań z realizacji Projektu i archiwizowanie jego dokumentacji. Podstawa prawna: obowiązek prawny ciążący na Muzeum (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
• Informacje o działaniach Muzeum i newsletter — wysyłka na podany adres e-mail informacji o wydarzeniach, projektach, działaniach edukacyjnych oraz newslettera, jeżeli wyraziłeś na to odrębną, dobrowolną zgodę; zapisujemy też datę jej wyrażenia i wycofania. Podstawa prawna: Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
• Bezpieczeństwo i prawidłowe działanie serwisu — serwer zapisuje logi żądań: adres IP, datę i godzinę, adres wywołanej strony oraz informacje o przeglądarce i systemie operacyjnym. Służą one wyłącznie do zapewnienia bezpieczeństwa, wykrywania nadużyć i usuwania błędów. Podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes Muzeum polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa i ciągłości działania serwisu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Jeżeli Twoich danych nie podałeś sam — np. jako osoba kontaktowa wskazana przez kogoś innego — otrzymaliśmy je od placówki, która dokonała zgłoszenia do Projektu (art. 14 RODO).

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji w sposób zautomatyzowany, w tym w formie profilowania.

Odbiorcy danych

• osoby odwiedzające serwis — w zakresie opublikowanych pinezek;
• podmioty przetwarzające dane na zlecenie Muzeum na podstawie umów powierzenia: dostawca serwera, na którym działa serwis (serwer znajduje się w Polsce), dostawca usług ochrony ruchu sieciowego i statystyki odwiedzin (Cloudflare), dostawca poczty elektronicznej Muzeum (Microsoft), w razie wyrażenia zgody na newsletter — dostawca systemu do jego wysyłki, a w razie potrzeby także inne podmioty działające na zlecenie Muzeum (np. doradcy i audytorzy);
• inne podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa (np. sądy, organy ścigania) — na podstawie żądania mającego podstawę prawną;
• niezależni dostawcy zasobów, które Twoja przeglądarka pobiera bezpośrednio z ich serwerów podczas wyświetlania serwisu, przekazując im przy tym Twój adres IP i dane techniczne przeglądarki: OpenStreetMap Foundation (kafelki mapy oraz — w formularzu dodawania pinezki — wyszukiwanie miejscowości i adresów, do którego trafiają także wpisane nazwy miejscowości i wskazane współrzędne), unpkg.com (biblioteka mapowa Leaflet), Google (czcionki Google Fonts) i Vimeo (odtwarzacz filmów na stronie Do pobrania).

Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Dane konta i zgłoszeń przechowujemy na serwerze w Polsce. Część wymienionych wyżej dostawców ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych (Cloudflare, Microsoft, Google, Vimeo, unpkg.com) lub w Wielkiej Brytanii (OpenStreetMap Foundation), dlatego dane, które otrzymują, mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Odbywa się to na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzających odpowiedni stopień ochrony (dla Wielkiej Brytanii oraz dla podmiotów certyfikowanych w ramach EU-US Data Privacy Framework), a w pozostałych przypadkach na podstawie standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO). Kopię tych zabezpieczeń możesz uzyskać, kontaktując się z Inspektorem Ochrony Danych.

Okres przechowywania danych

• dane konta i zgłoszeń — przez okres niezbędny do organizacji i przeprowadzenia Projektu (opublikowane pinezki pozostają na mapie, która prezentuje wpisy ze wszystkich edycji Projektu — § 7 ust. 2 Regulaminu), a po tym okresie do upływu terminu przedawnienia ewentualnych roszczeń lub do wygaśnięcia obowiązków przechowywania danych wynikających z przepisów prawa (m.in. o archiwizacji);
• adres e-mail wykorzystywany do wysyłki newslettera — do wycofania zgody;
• logi serwera — są automatycznie nadpisywane; przechowujemy je nie dłużej niż 6 miesięcy;
• pliki cookie i wpisy w pamięci przeglądarki — przez okresy podane w tabeli poniżej.

Twoje prawa

Masz prawo dostępu do swoich danych, a z zastrzeżeniem przepisów prawa — prawo żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie zgody oraz prawo wniesienia sprzeciwu — z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją — wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. e lub f RODO (zadanie realizowane w interesie publicznym, prawnie uzasadniony interes Muzeum). Zgodę możesz wycofać w dowolnym momencie; nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem. Wnioski kieruj do Inspektora Ochrony Danych albo do Muzeum — listownie lub na adres do e-Doręczeń.

Masz też prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa (uodo.gov.pl).

Dobrowolność podania danych

Przeglądanie mapy nie wymaga założenia konta ani podania jakichkolwiek danych. Podanie danych w formularzu rejestracji i w formularzu pinezki jest dobrowolne, jednak niezbędne do udziału w Projekcie — bez nich nie można utworzyć konta ani dodać pinezki. Nazwa użytkownika może być pseudonimem. Nazwa i miejscowość placówki są niezbędne do rejestracji; zgoda na newsletter jest dobrowolna i nie warunkuje udziału.

Bezpieczeństwo

Muzeum stosuje fizyczne, techniczne i organizacyjne środki ochrony danych osobowych przed ich przypadkowym lub umyślnym zniszczeniem, utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem, wykorzystaniem lub dostępem. Połączenie z serwisem jest szyfrowane (HTTPS), hasła są przechowywane wyłącznie w postaci nieodwracalnego skrótu, a dostęp do danych zgłoszeń mają tylko upoważnione osoby.

Pliki cookie i pamięć przeglądarki

Serwis korzysta wyłącznie z plików cookie i wpisów w pamięci przeglądarki niezbędnych do świadczenia usług, o które prosisz; zgodnie z art. 399 ust. 3 ustawy – Prawo komunikacji elektronicznej ich zapisywanie nie wymaga zgody. Nie stosujemy plików cookie analitycznych, reklamowych ani śledzących.

Statystykę odwiedzin serwisu prowadzimy w usłudze Cloudflare Web Analytics. Nie zapisuje ona w Twojej przeglądarce żadnych plików cookie ani innych danych, nie śledzi Cię między serwisami i nie tworzy Twojego profilu — zlicza jedynie wyświetlenia stron wraz z podstawowymi danymi technicznymi przeglądarki. Dlatego jej działanie nie wymaga Twojej zgody.

Odtwarzacz Vimeo na stronie Do pobrania jest osadzony w trybie „Do Not Track”, który blokuje pliki cookie służące śledzeniu; Vimeo może zapisać jedynie własne pliki cookie niezbędne do bezpiecznego działania odtwarzacza. Usługa ochrony ruchu Cloudflare może w razie weryfikacji podejrzanego ruchu zapisać plik cookie służący wyłącznie ochronie serwisu.

W ustawieniach przeglądarki możesz usunąć zapisane pliki cookie i dane witryn albo zablokować ich zapisywanie. Zablokowanie plików cookie uniemożliwi zalogowanie się i wysyłanie formularzy; pozostałe części serwisu będą działać.